Cellar Coordinator

Park Royal, London

Apply by 03 July 2022

If you think you have what it takes, please contact us now at [email protected]

About Whisky.Auction


Job Title                                      Cellar Coordinator                                                                                                                                                                    Department                                Whisky.Auction
Line Manager                              Auction Manager Executive                                                                                                                                                          Reporting Line Manager             Auction Director
Contract Term                            Permanent, Full-time                                                                                                                                                        Contracted Hours                       Monday to Friday 9am – 6pm This equates to a 40-hour working week with flexibility to meet business needs

About Whisky.Auction                                                                                                                                                                                                        Whisky.Auction is a leading online platform for buying and selling whisky, fine spirits, miniatures, and memorabilia. Every team member is required to display knowledge and enthusiasm for the products we’re selling, a passion for excellence, creativity and excellent customer service.

Overall Objective of Role                                                                                                                                                                                                          We are looking for a Cellar Coordinator who will relish the opportunity to work with an amazing range of old and rare bottles of whisky and fine spirits as well as customers around the world. The role holder must be able to adjust to a broad and fluid set of tasks as requirements change in this progressive company and will need to demonstrate a genuine attention to detail and a high degree of flexibility in order to meet the demands of the role. It may be necessary on occasions to work outside normal working hours in order to meet the necessary demands of our client base.

The successful candidate will also be trained by the Whisky.Auction Team on all aspects of specialist online spirits auctioneering including how to inspect and catalogue fine, rare and desirable whiskies and other spirits for sale through the website.

Working Relationships

Whisky.Auction Director                                                                                                                                                                                               Whisky.Auction Manager                                                                                                                                                                                             Whisky.Auction Process Manager                                                                                                                                                                                  Whisky.Auction team                                                                                                                                                                                                      Photography team                                                                                                                                                                                                              Marketing & PR team                                                                                                                                                                                        Warehouse/Operations                                                                                                                                                                                                        Customer Services team

                                                                                                                                                                                                                                                Primary Duties and Responsibilities                                                                                                                                                                                      Receiving
Open boxes
Check items for damage and fitness for sale
‘Receive’ packing slips
Scan handwritten packing slips
Scan Packing Slips with hand-written additions

Add all relevant information into ‘admin’                                                                                                                                                                                Waybill number                                                                                                                                                                                                                    Reserves                                                                                                                                                                                                                                    First time seller                                                                                                                                                                                                                           Any other customer requests or important information

Putting Away                                                                                                                                                                                                                          Oversized items on bottom shelf only                                                                                                                                                                                          Minis in drawers only (pending)                                                                                                                                                                                                     Full cases at waists height only                                                                                                                                                                                                     All standard items (ie bottles) on middle and upper shelves                                                                                                                                                    Maximum one lot per location                                                                                                                                                                                                    Shelves closest to desks to be used only for:
Received items awaiting inputting
Rejected items awaiting instructions
Pre-existing items awaiting collection

Input items when time allows (or when requested)

Bring items to proof readers when requested
Then return items to the correct location when checks are completed

Take listed items to photography room on evening before photos are due to be taken
Collect items and put them back in location as soon as photography is completed

Be the main contact for pickers’ enquiries: location, missing, etc…

Pick collection orders for customers when they arrive or when they are on their way only (max 6bts per case)
Scan signed customer collection papers
Despatch orders from the system when customers collect

Pick and pack items for events and other tasting
Unpack and check items after they are returned from events
Prepare and wash glasses for staff training events

House Keeping
Ensure there are always enough cardboard boxes
Manage our collection of reused bubble wrap and boxes
Clear away rubbish
Ensure all items are on shelves or trolleys (not on the ground)
Keep fire exits and fire equipment clear of obstructions
Keep walkways and doorways clear at all times
Keep the trade counter stocked with cardboard boxes and dividers
Keep the filed paper areas tidy

Check emails regularly
Respond to emails promptly

At all times, particularly when inputting and receiving it is essential to aim for 0 errors
Slow down to reduce number of avoidable errors

Other responsibilities                                                                                                                                                                                                                   Meet customers in person to receive or sell bottles and accessories
Process shipments in line with requirements                                                                                                                                                                                    Process orders when required                                                                                                                                                                                                    Assist with key shows and events on behalf of Whisky.Auction


Key Behaviours                                                                                                                                                                                                                                 Strong organisational skills
Self-motivated and results-driven
Flexible, reliable and hardworking
Able to communicate effectively and get on well with a wide selection of different people
Strong interpersonal skills
Well-presented and professional at all times.

A training plan will encompass the following to ensure effectiveness of the employee, and to meet our safety standards:

Manual handling
In-house systems